データベース風使い方の薦め（１）
エクセルをデータベース風に使うことができます。これはかなり実用的なので，お薦めです。
例えば設計を組む場合，歩掛は昨年と同じで単価だけ改正されたとき，どうしていますか？
ほんの数ヶ所だけだったら，個々に直す方が早いかも知れませんが，
変更箇所が多数あって，修正漏れをなくしたいという方に，その方法を紹介します。
まずメインとは別の場所に単価表を作ります。
その単価を複数のファイルから読む（参照する）ことがなければ，
同じファイルの別のシートに作っておくのが無難でしょう。
ここで注意するのは列Ａ「工種」欄の名称です。
後で，この名称を目標にしますので，
アルファベットや空白を使う場合は特に
全角か半角かを覚えておいて，
後で同じ名称を使ってください。
メインのシートの例です。数量と単価をかけた金額を合計しています。
この単価の入れ替え作業を（後々）軽減するために「ＶＬＯＯＫＵＰ関数」を使います。
Ｃ３セルに入っている式は左のとおりです。
「検索値」がＡ３「軽作業」，
「範囲」が上の単価表のシートのＡ２〜Ｃ４，
「列番号」が「今年の単価」だから「３」，
「検索の型」は「０」になっています。
「ＶＬＯＯＫＵＰ関数」は，「範囲」に指定した行列の一番左の列から「検索値」を探し出し，
一致した場合その行の「列番号」番目の列のセルの内容を返します。
Ｃ３セルの例だと「軽作業」という単語を単価表の「工種」欄から探し，
その行の３列目のデータすなわち「１５，０００」が結果となります。
「検索の型」を「１」にすると，完全に一致していなくても結果を返します。
一見便利なようですが，正確性を欠くためあまりお薦めしません。
「検索の型」を「０」にした場合，一致するデータがないとエラーになりますので注意してください。
「検索値」に指定したセルが空白だった場合もエラーになってしまいます。
他の計算結果にも影響を及ぼすため，工夫が必要です。
Ａ３のデータを消去して空白にすると，
Ｃ３とＤ３が「＃Ｎ／Ａ」というエラーになり，
Ｄ６は「＃ＶＡＬＵＥ！」というエラーになります。
そこで「ＩＦ関数」を用います。
「論理式」とは「仮定の式」です。
「もし○○だったら，こうする」
つまり仮定が正しければ「真の場合」，
正しくなければ「偽の場合」の結果を返します。
Ｃ３の例では「もしＡ３が空白だったら空白を，そうでない場合は単価表から検索した結果を」表示します。
さらにＤ３の「金額」では単純にＢ３とＣ３を掛けているので，Ｃ３が空白だとエラーになってしまいます。
そこで同じように「ＩＦ関数」を使い，「＝ＩＦ（Ｃ３＝“”，“”，Ｂ３＊Ｃ３）」とすれば，
「工種」の欄が空白であれば「単価」と「金額」も空白になり，合計に影響を及ぼしません。
この方法のメリットは「工種」を入れ替えても，単価表に載っていれば正しい「単価」が表示されることです。
試しに「Ａ３」を「特殊作業」にすると，「１５，０００」だった単価が「２５，０００」に変わります。
さて，「工種」を入れ替えてから，Ｃ３とＤ３をコピーして４〜５行に貼り付けると，エラーになってしまいます。
これは，「ＶＬＯＯＫＵＰ関数」の「範囲」が「相対参照」になっているため，
本来「Ａ２〜Ｃ４」でなければならない「範囲」が「Ａ３〜Ｃ５」に変わってしまい，
単価表の「軽作業」が検索対象から外れてしまったからです。
検索対象である「範囲」は「絶対参照」にすべきなのです。
この場合，「Ａ２：Ｃ４」を「Ａ＄２：Ｃ＄４」に変えれば，コピーしても「範囲」がずれません。
また，この「範囲」には名前を付けることもできます。
単価表のシートで「Ａ２〜Ｃ４」を選択した状態で，
「メニュー」の「挿入」→「名前」→「定義」と進みます。
適当な「名前」を入力し，「ＯＫ」で参照範囲に名前が付きます。
「引用」で，既に式に入力済みの「範囲」を「名前」に置き換えることもできますが，
同一シート内でないと「置換する参照はありません」と拒絶されてしまうため，「Ｃｔｒｌ」＋「Ｈ」キーを押します。
「検索する文字列」に
置き換えたい「範囲」を，
「置換後の文字列」に
先ほど付けた「名前」を入力し，
「すべて置換」を押せば
「引用」と同じ結果が得られます。
置換後は「閉じる」で閉じます。 次へ